Casos

Una empresa que postula a licitaciones públicas y fondos concursables llevaba el control en carpetas compartidas y correos: qué documento falta, quién lo sube, quién lo aprueba, cuál está por vencer. Lo que existía funcionaba mientras lo mirara una sola persona.

Una plataforma donde cada postulación es un proceso con su lista de documentos, su responsable y su revisor. Los documentos base de la empresa —vigencias, balances, certificados— viven en una biblioteca y se renuevan en un solo lugar: al actualizarlos, quedan actualizados en todas las postulaciones activas. El avance se calcula solo a medida que se aprueban documentos, y el sistema avisa por correo lo que está por vencer antes de que sea tarde. Cada persona entra con su cuenta y ve lo que le toca.

En un servidor, con base de datos, archivos respaldados y cuentas por persona. Cada empresa que lo usa tiene sus datos aislados de las demás a nivel de base de datos, no por una regla escrita en el código. Y en cualquier momento puede descargar todo lo suyo —archivos y planillas— en un solo archivo, incluso si dejara de pagar.

Un servicio que se cobra según variables conocidas —tamaño, ubicación, características del cliente— pero que igual obligaba a una reunión antes de poder decir un precio. Cada consulta costaba una hora aunque terminara en nada.

Un sitio donde el visitante responde unas pocas preguntas y ve en pantalla un honorario estimado, calculado con las mismas reglas que se usaban a mano. Junto al monto queda claro que es una estimación referencial y no una oferta. Al enviar sus datos, el interesado queda registrado junto con lo que se le cotizó y con qué valores, así que meses después todavía se sabe qué se le dijo a cada persona.

En un servidor, con la base de datos de contactos separada por ambiente de prueba y de producción, de modo que probar algo nuevo nunca toca los datos reales.

Un tipo de organización que se repite —muchas instituciones haciendo lo mismo, cada una con su gente y su información— y para el que construir un sistema por cliente no tenía ningún sentido.

Una sola plataforma que atiende a todas: cada institución entra a su propio espacio, con sus usuarios, sus datos y su sitio público, sin ver nada de las demás. Dar de alta a una institución nueva es crearle la cuenta; no hay que construir nada.

En el mismo servidor que el resto, con una base de datos por ambiente y separación de datos verificada al arrancar la aplicación: si la protección no está activa, el sistema se niega a levantar en vez de correr mal.

Un proyecto inmobiliario en preventa, con interesados llegando por avisos y conversaciones dispersas entre WhatsApp, correo y llamadas. El material para enviarle al interesado se armaba a mano cada vez.

Un sitio donde el interesado deja sus datos y recibe el folleto del proyecto en el momento, sin que nadie tenga que enviárselo. Cada contacto queda registrado indicando de dónde vino —de la solicitud de visita o de la descarga del folleto—, así que se sabe qué está funcionando. El folleto se genera desde el mismo sitio con los datos reales del proyecto: cuando cambia un precio o una condición, se regenera y deja de existir la versión vieja circulando por ahí.

En un servidor, con los contactos en base de datos en vez de en la bandeja de entrada de alguien.